采购与业务到底如何沟通？（实例）

Todywu   2013-9-27

在2013年9月23日，在某工厂采购一批7#电池，用于安装在手电筒照明供电用，工厂用便捷代收货款含运费的方式交货，9月25日三箱货有一箱准时到达预定地点，另两箱去到另一分部，导致一单三件货不齐，不得派件，因此拖延一天收货（即9月26日），导致包装不畅通，即拆即装即清点，于9月27日中午包装完毕，不良品检出，除去工厂提供损耗，数量尚欠四十二节电池，于是采购与工厂沟通，采购把详细情况向电池厂反应，得到的回复如下：

广州13:51:53

电池小姐

电池13:52:01

您好，某先生。

广州 13:52:12

你们发货为什么会出现短缺？

电池 13:52:19

短缺？

广州 13:52:27

为了保障出货期，我已经派人去先买回来包装。

电池 13:53:00

什么意思？您能说明白点嘛？

广州 13:54:10

现在欠14支x3节=42节

电池 13:54:43

您能告诉我尾数箱是多少盒吗？

广州 13:54:50

你上次发货给我，我没有清点，直接把你所讲的损耗扣下，发给客人，客人没有出声，这次让我们直接装进去，结果一清点少了这么多，因为我们要付款给快递，出现破箱我们是不会收件的，可以说明包装完好，排除中途遗漏嫌疑。

电池 13:55:27

我们意见是2400/pcs，货是两件整的，尾数箱20盒一个60个1200PCS

广州 13:55:51

这个盒数没有错的。

电池 13:55:55

一般是不会少的，因为您要的这个数量都是整箱的，不存在会少拿，如果不想给我合作就算了。

广州 13:56:12

我自认倒霉，这总可以了吧？

电池 13:56:13

而且42节都不到一盒，怎么可能会刚刚好一盒拿几十个出来？

广州 13:56:38

你偶尔一盒里少一排，看起来不明显，这种情况也不排除。

电池 13:56:50

不会的，某先生我们做了十几年了，您这个才多少数量。

广州 13:56:56

看来我做了二十几年工厂我算是白做了。

电池 13:57:16

42个这种小便宜我们一个正规的工厂不存在会少的。

广州 13:57:24

就是因为这么少的数量你们都这么做，那是为什么？

电池 13:57:26

可能是客服装货的时候没点清

广州 13:57:35

你让我如何对我的客人交待？我只好自己花钱再去买。

电池 13:57:38

或者那个整合的被人拿出来了客服没看好直接打包了，我敢保证，我们不会恶意少数，您这个才多少，一而再再而三的跟您解释，我们不会恶意少数，如果是少了，那也是仓库不小心没点清楚。我也说了我把你认为少了的补给您，我已经很诚心的在跟你解释了，你完全听不进。

广州 14:04:02

其实电池小姐也可以换位思考，如果不是你们少了数，那就是某先生为了几块钱无中生有？ 这显然说不过去。

电池 14:04:18

我没说一定是够数的，我也说看可能是仓库不小心点错了，我可以安排快递补给您，现在发明天上午就可以到，但是您得配合我们啊，我已经道歉了，您一直就很肯定的说第一批我们也少了，我们每天走柜的出货，您这几千个要不是我为了珍惜客户我会做？至于少个几十个吗，您得听进去我的解释啊，不是你以为什么就是什么的，我现在还是郑重的跟您道歉，如果您认为少了我会第一时间发快递补给您，弥补你的损失。

广州 14:06:36

其实我觉得告诉你，好像也不对，反而错了，唉，这个不是多少钱的问题，我也没有说是你们刻意想装少，你们可不可以理解成管理漏洞，首先是电池六十节一小盒，只是过秆称一下就完全知道少没少，我真不明白，作为业务，解释可以理解成掩饰，少了就是少了，某先生犯不着为了几块钱来给你计较，浪费我的时间，我即便是坐下来喝杯茶还没那么累，你说对吗？

总结如下：

采购只是提示整个欠数的过程，也成既定事实，采购并没有要求工厂补回，因为数量不大，快递费加起来多过电池费用，导致双方浪费资金与时间，目前是提醒一下工厂，是否考虑哪里的错漏，从小数目发生错漏可以弥补，大了就谈不上弥补了。

业务应该虚心接受意见，自我检讨一下，表示工厂方的过失给对方带来不便，明白采购讲的意思，工厂存在的错漏，为什么十几年来没有发现，问题是否如采购所讲等等问题，第一步是与采购沟通，下次补回，同时说明运费与时间的问题，表示歉意，态度要诚恳，第二步是上报主管，得到明确答复，防止类似问题再次发生。

7#电池是有重量的，统一过磅就可以了，多了不重，多称些次数吧，用自动化生产线包装，最后称重量核实，或者用A。Q。L抽样检查，提供正确损耗，维护好长期以至永久客人，提升工厂信誉为目的，尽到职员应尽的职责与义务！